Erhvervsskolen Hamlet

Rigtig mange penge er sparet på Erhvervsskolen Hamlet, efter at kopi & print-systemet fra Sagio er blevet installeret. De studerende betaler nu for kopi & print, og de ansattes forbrug registreres og styres.


Download casehistorie i pdf-format






FAKTA OM ERHVERVSSKOLEN HAMLET

Lokation:
Carlsbergvej 14-16
DK-3400 Hillerød

Web:
www.esh.dk

Antal ansatte:
ca. 400 fastansatte

Antal studerende og kursister:
ca. 30.000 årligt

Sagio-løsningen dækker:
Kopi & Print

240.000 færre ark papir om året

Med seks adresser i henholdsvis Hillerød og Helsingør er Erhvervsskolen Hamlet en af Nordsjællands store arbejdspladser. Erhvervsskolen Hamlet er en selvejende institution, som tilbyder erhvervsrettede uddannelser og kurser inden for både teniske og merkantile områder til hele Frederiksborg Amt. Der er ca. 400 ansatte på de fire adresser – og knap 30.000 elever, studerende og kursister årligt.

Thomas Marhauer er ansat som projektkoordinator i it-afdelingen. Han står for alle tekniske løsninger, og han dækker alle afdelinger af skolen.

I begyndelsen af 2005 installerede Thomas Marhauer i sam-arbejde med Sagio et betalingskortsystem i to af Erhvervsskolens bygninger i Hillerød – på laborantskolen og på htx. Her betaler de studerende nu for kopi og print, og studiekortene fungerer som betalingsmiddel.

”Vi ville gerne kunne styre vores kopi & print-udgifter mellem forskellige grupper af elever og ansatte. Idéen var, at det skulle være op til de enkelte afdelinger, som har hver deres budget, hvordan udgifterne til kopi & print skulle disponeres. Sådan fungerer det nu – takket være Sagio’s betalingskortsystem.” Thomas Marhauer.

Variabel omkostning – en økonomisk gevinst

Det nye kopi & print-system har kastet mange fordele af sig – både økonomisk, miljømæssigt og rent praktisk. Der er kommet styr på, hvor meget der bliver skrevet ud af hvem og hvornår. Derfor er det også blevet muligt at styre omkostningerne:

“Vi kan til enhver tid gå ind og begrænse og lægge loft på – dvs. vi kan styre hvilken vej udgiften skal gå. Den frihed gør, at det pludselig er en variabel omkostning i stedet for en fast – og det er noget ledelsen sætter pris på!” siger Thomas Marhauer.

Generelt er der stor tilfredshed med kopi & print-systemet på Erhvervsskolen Hamlet; besparelser og fordele er til at tage og føle på. Der er kommet overblik over forbruget, større frihed, udgifterne er blevet variable og kan styres fleksibelt efter de konkrete og aktuelle behov, printvolumenet er reduceret betragteligt og der er ikke noget papirspild.

”Efter at vi har fået installeret kopi & print-systemet fra Sagio, har vi oplevet en stor økonomisk besparelse, men der ligger selvfølgelig også noget miljømæssigt i det!” siger Thomas Marhauer.

”Det er ikke mit indtryk, at der nogensinde ligger papir, der er udskrevet og venter på at der kommer nogen og henter det. Sådan var det jo tidligere og sådan kan jeg se, at det er andre steder – der bliver bare skrevet ud. Men her har man den mulighed, at hvis man er kommet til at sende et dokument til print fem gange ved et uheld, så kan man nå at slette de fire af dem og nøjes med at skrive det ud, som man skal bruge.”

Thomas Marhauer, projektkoordinator
Erhvervsskolen Hamlet

Volumenet reduceret med 40%

Besparelsen er så stor, at det næsten synes urealistisk. Men ikke desto mindre er det en realitet:

”Vores papirforbrug er reduceret kraftigt. Volumenet er reduceret med 40% - hvilket jo er temmeligt meget. Kopi & printsystemet får hurtigt tjent sig ind! Desuden er en del af farveudskrifterne flyttet over til sort/hvid, og vi har mulighed for at flytte volumenet til en anden type maskine som er billigere i drift, hvis vi vil det.” fortæller Thomas Marhauer.

Inden kopi & print-systemet blev indført lå forbruget på omkring 1.000.000 print om året. Besparelsen ligger altså på 400.000 print – der hver koster 0,25 kroner alt inklusive. Meget af det, der er blevet reduceret væk, er fejlprint, glemte print og lignende spild.

Desuden bliver der helt generelt printet ud med større omtanke. De ansatte betaler ikke for print og kopi, men det har alligevel en psykologisk effekt, at de kan følge med i, hvad det koster, når de printer og kopierer.

”Der er mange af lærerne, der også er glade for, at kopierne ikke bare hamrer derudad.” siger Thomas Marhauer.

Penge på kortet

Som de fleste andre steder med kortbetaling har man på Erhvervsskolen Hamlet set fordelen i at have pengene liggende på kortet og ikke på en central server. Det giver langt mindre administration og intet juridisk ansvar for de ansattes og de studerendes penge. Det er ihændehaverens eget ansvar at passe på kortet og dermed pengene.

”Et par af vores krav til systemet var, at det skulle kunne håndtere både print og kopi, og at vi ikke ville have penge liggende elektronisk på en server. Hvis pengene lå på en server ville det være helt anderledes besværligt administrativt og revisionsmæssigt. En enkel løsning der opfylder vores krav, det kunne Sagio levere.” fortæller Thomas Marhauer.

Mister man sit kort, koster det på Hamlet 100 kroner at få sig et nyt. Det betyder, at de studerende passer godt på deres studiekort, og derfor bliver der ikke genudstedt særlig mange studiekort på skolen. Det letter administrationen.
”Jeg kan godt anbefale Sagio-systemet til andre. Sagio’s folk er kompetente til det de laver, og systemet er komplekst nok til at kunne håndtere mange forskellige ting på én gang – fx tidsregistrering, adgangskontrol og betaling. Kopi & print-systemet har bare været i orden! Det har altid virket og der har stort set aldrig været nogen problemer. Det fungerer upåklageligt!”

Thomas Marhauer, projektkoordinator
Erhvervsskolen Hamlet

Fremadrettet løsning, der kan håndtere det hele

På længere sigt, skal betalingssystemet også indføres i andre afdelinger af Erhvervsskolen Hamlet – bl.a. på Søndre Strandvej i Helsingør. Her har Hamlet købt et system til tidsregistreing. Kortene til tidsregistreringen har magnetstrimmel, og det var derfor vigtigt, at det nye kortsystem fra Sagio kunne håndere både chip og magnetstrimmel på ét kort.

”Vi fra it-afdelingen holdt fast i, at kortene til tidsregistrering skulle være udstedt via Sagios administrationsprogram, Essay. Vi har nemlig planer om at indføre kopi-og printsystemet også på Søndre Strandvej i Helsingør, og det ville jo være dumt at have to kort!”, siger Thomas Marhauer.

Alt i alt er der tilfredshed og glæde at spore i forbindelse med Sagio’s kopi & print-system på Erhvervsskolen Hamlet. Det fungerer, og skolen har sparet mange penge, efter at det blev indstalleret – og det kommer både studerende og ansatte til gode!


Copyright © 2007 - 2009 Sagio A/S – all rights reserved
Sagio A/S | Bregnerødvej 133 | DK-3460 Birkerød | Tlf.: +45 70 21 25 66 | Fax: +45 70 21 26 66 | e-mail: sales@sagio.com