IT-Universitetet

På IT-Universitetet forskes der i it. It udvikles og udnyttes til det yderste. I dette teknologisk førende univers er kortsystemet fra Sagio installeret – til glæde for studerende og ansatte.


Download casehistorie i pdf-format







FAKTA OM ITU
Lokation:
IT-Universitetet
Rued Langgaards Vej 7
2300 København S

Web:
www.itu.dk

Antal ansatte:
ca. 160 fastansatte
+ eksternt tilknyttede undervisere mv.

Antal studerende:
ca. 1500

Sagio-løsningen dækker:
Adgangskontrol
Kopi & Print
Billedlegitimation

Antal multifunktionsmaskiner koblet til systemet:
2 Farve CLC3200
14 S/H iR2220i
8 S/H iR3320i
1 S/H iR5020i



Ét kort til det hele

I den nordøstlige del af ørestaden, mellem Københavns Universitet og DR-byen, ligger IT-Universitetet. Det er et top moderne byggeri, og man kan ikke undgå at føle sig en smule imponeret, når man træder ind i den store, lyse bygning, hvor der er åbent til loftet fem etager oppe, og hvor alt er holdt i børstet stål, rå beton og glas. Det er inspirerende arkitektur begået af Henning Larsens Tegnestue i samarbejde med rådgivende ingeniørfirma Carl Bro, opført og indviet i 2004.

I denne bygning er Sagio’s kortsystem installeret. De ansatte på IT-Universitetet benytter deres id-kort til adgangskontrol, og samtidig registreres deres forbrug af kopi og print. Tilsvarende fungerer de studerendes studiekort – ud over at være billedlegitimation – som adgangskort og kopi & print-kort. De studerende kan selv overføre penge til deres kort, og med tiden ville det være ideelt at udvide kortets funktion, så det også kan bruges som betalingsmiddel i kantinen samt i kaffe- og vareautomater på stedet.

Hanne Munkholm er ansat som AC-fuldmægtig i it-afdelingen på IT-Universitetet. Hun er en del af it-afdelingens driftsgruppe og står for alt, hvad der har med servere og netværk at gøre. Hun er med til at sætte nye ting i drift og få det hele til at virke. Også kortsystemet fra Sagio har Hanne Munkholm været med til at installere og sætte i spil.

Installationen af kortsystemet

Installationen af Sagio-systemet var ikke problemfri, og der gik noget tid, inden det hele var oppe at køre. Men som Hanne Munkholm siger: “ingen komplekse systemer virker out of the box, og vi kunne næppe have fået en problemfri løsning på så kompleks en opgave.”

Poul Kjeldgaard, der er betjent på IT-Universitetet, siger om kortsystemet: “Vi er first movers. Der er ikke så mange uddannelsesinstitutioner, der havde et kortsystem som vores, da vi fik det installeret. Men det passer jo også godt med et moderne IT-system til et nyt, moderne IT-Universitet. Det er fint, og det er en del af stedets image at være først ved møllen med den slags ting.” siger Poul Kjeldgaard.

En af de ting, som Hanne Munkholm har sat pris på i forbindelse med indførselen af Sagio-systemet er muligheden for at tilpasse det andre systemer: ”Det er godt, at systemet benytter standard protokoller. På den måde ødelægger man ikke interoperabiliteten med andre systemer,” forklarer Hanne Munkholm.

Små printere kan slet ikke betale sig

I forbindelse med indførselen af Sagio’s kopi & print-system blev antallet af printere på IT-universitetet reduceret kraftigt. Mange ansatte havde en lille, privat desk top-printer stående på bordet hos sig. Det var for eksempel journalmedarbejdere, som sidder med fortrolige dokumenter. Der skal imidlertid bruges rigtig mange penge til blæk og vedligeholdelse, når man har mange små desk top-printere stående. Det kan slet ikke betale sig! Men hvordan undgår man den dyre løsning samtidig med at man bevarer fortroligheden og sikkerheden?

Pull print – holder de personlige print fortrolige

Løsningen var enkel. Alle de mange små desk top-printere blev erstattet af nogle få store multifunktionsmaskiner – én til hver afdeling plus et antal til de studerende. Til disse netværksmaskiner leverede Sagio et pull print-system, også kaldet secure print. Når man printer via et pull print-system, kommer printjobbet ikke ud af printeren før den bruger, som har sendt dokumentet til print, har sat sit kort i en kortlæser ved printeren.
"Idéen med at have alt på ét kort er jo rigtig god. Her bruger vi studiekortene til adgangskontrol, kopi og print og som billed-
legitimation. Med tiden vil det være smart at udvide kortets funktion til også at dække betaling i kantine og vareautomater."

Poul Kjeldgaard, betjent
IT-Universitetet
Det betyder med andre ord, at ingen printjob kommer ud, uden at den pågældende bruger er tilstede.

”De ansatte var ikke umiddelbart begejstrede ved tanken om, at de ikke længere skulle have hver deres lille, private desk top-printer stående – for hvad skulle der så ske med deres fortrolige print? Men Sagio-systemet tager højde for dette. Ingen printjob kommer ud af printeren, før den medarbejder, som har sendt printjobbet afsted, står ved maskinen og har stukket sit kort i – og det er de ansatte jo glade for. På den måde bevares fortroligheden.” siger Hanne Munkholm.

Poul Kjeldgaard, der bl.a. tager sig af vedligeholdelsen af de nye, store multifunktionsmaskiner, siger: ”Hvis man har en skov af inkjetprintere så koster det jo en bondegård bare at holde dem forsynet med blæk og reparationer! De få maskiner, vi i stedet har sat op nu, skal bare opgraderes en gang i mellem – det er meget billigere og meget lettere!” siger Poul Kjeldgaard.

Spild at betale for noget, man ikke skal bruge

Der er også andre fordele ved Sagio’s print-løsning. Fx har brugeren mulighed for ved maskinen at ændre printerens indstillinger, inden printjobbet bare kommer ud. Der er mulighed for lige at tjekke, om det overhovedet er det rigtige, der vil blive printet, og om det kommer ud i rette format – og så evt. slette printjobbet. Man undgår, at der ligger uafhentede print og roder mellem hinanden. Alt i alt betyder disse features, at antallet af fejlprint og mængden af papirspild reduceres betragteligt.

”Vi er jo alle miljørigtigt opdraget, så vi synes, at det er en dårlig idé at smide tonsvis af papir ud. Desuden er det ikke så fedt at printe noget ud, som man ikke skulle bruge alligevel, når man skal betale for det – så især de studerende er glade for at de kan tjekke deres printjob og slette fejlprint på maskinen, inden siderne bare kommer ud.” siger Hanne Munkholm.

Kredit på server, penge på kortet, ingen revision

På IT-universitetet får de studerende tildelt et vist antal kopier ved semesterstart. Disse kopier bliver lagt som en slags kredit på printserveren. Hvis de studerende har brug for flere print end de tildelte, skal de selv betale.
"Der er mange, som er meget imponerede over vores Sagio-system. De er specielt imponerede over, at vi har et id-kort, hvor det hele ligesom er lagt ind på. Det har de ikke oplevet på andre uddannelsesinstitutioner."

Poul Kjeldgaard, betjent
IT-Universitetet
Derfor kan de overføre penge til deres kort – enten med kontanter eller ved overførsel fra dankort – via et af de kortservicecentre fra Sagio, som er blevet sat op på IT-universitetet. De penge, som de studerende selv sætter ind på kortet, figurerer ikke på serveren – de er udelukkende lagret i chippen på kortet. Det betyder, at IT-Universitetet ikke har nogen revisionspligt. Administrationen er minimal, og uddannelsesinstitutionen er ikke ansvarlig, hvis et kort går tabt.

”Kortet er et ihændehaver-kort. Hvis man taber det, går pengene tabt – ligesom hvis man taber sine kontanter. Men hvis der fx har været en fejl i systemet og vi skal kompensere for et fejlprint, så lægger vi ekstra kredit ind på den pågældende studerendes konto.” fortæller Hanne Munkholm.

De ansatte på IT-Universitetet printer gratis, men deres forbrug trackes, så det er muligt at følge med i, hvor meget de enkelte afdelinger bruger på kopi og print. På den måde kan man få overblik over forbruget, og det er muligt at lave et print-budget for de enkelte afdelinger.

”Alt i alt er mange daglige brugere glade for systemet”, siger Hanne Munkholm. ”Folk synes, kortsystemet fra Sagio er lækkert – det er sådan lidt pænt og hurtigt. Det virker tjekket på folk bl.a. fordi det samme kort kan bruges til det hele.”


Copyright © 2007 - 2009 Sagio A/S – all rights reserved
Sagio A/S | Bregnerødvej 133 | DK-3460 Birkerød | Tlf.: +45 70 21 25 66 | Fax: +45 70 21 26 66 | e-mail: sales@sagio.com